Materi TIK Kelas 8 SMP Tentang “PEMBUATAN SURAT MASAL” Semester 1

Materi TIK Kelas 8 SMP Tentang “PEMBUATAN SURAT MASAL” Semester 1

1.1.  Pembuatan Surat Masal (Mail Merge)

Mail Merge adalah fasilitas yang dimiliki Microsoft Word untuk membuat surat, label, amplop dan katalog. Dengan Mail Merge, Anda dapat menggabungkan dokumen utama (main dokumen) dengan dokumen sumber data menjadi dokumen baru yang merupakan gabungan dari dua dokumen.

Sebagai contoh, Anda adalah seorang Sekretaris di sebuah perusahaan tertentu. Pimpinan Anda memberikan perintah kepada Anda untuk membuat surat undangan yang ditujukan kepada 100 pelamar di perusahaan Anda. Untuk kasus di atas, Anda dapat menyelesaikannya dengan menggunakan fasilitas Mail Merge.

A.      Membuat Sumber Data

Sumber data dalam Mail Merge harus diketikkan dalam bentuk table. Untuk membuat sumber data, lakukan langkah-langkah di bawah ini:

1.    Klik ribbon Insert

2.    Klik icon Table

3.    Tunjuk dan drag untuk menentukan jumlah baris dan kolom yang akan dibuat, setelah itu klik.

4.    Ketik data di bawah ini

NAMA	ALAMAT	KOTA	KODEPOS
Ali Mandegar	Jl. Dipatiukur 99	Bandung	40132
Zahra	Jl. H. Juanda 25	Purwakarta	42323
Budiman	Jl. Laswi 74B	Bandung	41023
Betty Apriani	Jl. Sukabumi 87	Bandung	44024

5.    Simpan dokumen dengan nama file Data-Undangan.docx.

B.      Membuat Surat

Langkah berikutnya adalah membuat master dokumen, lakukan langkah-langkah di berikut ini:

1.    Klik icon yang ada di Quick Access Toolbar.

2.    Ketikkan surat di bawah ini 

3.  Simpan dokumen di atas dengan nama file Surat-Undangan.docx. Setelah selesai mengetik dokumen di atas, selanjunya kita akan menggabungkan file Surat-undangan.docx dan file Data-Undangan.docx menggunakan fasilitas Mail Merge. 

4.    Klik tab Mailings

5.    Klik  Select Recipients

6.    Klik Use Existings List

7.    Klik file Data-Undangan.docx. 

8.    Klik Open

9.    Langkah selanjutnya tempatkan kursor ke bagian surat seperti gambar di bawah ini

  

10.     Klik icon Insert Merge Field yang ada pada tab Mailings, lalu klik field NAMA.

11.  Ikuti langkah ke-10 dengan menempatkan field ALAMAT, KOTA dan KODEPOS dengan telebih dahulu memindahkan kursor di baris berikutnya. Jika Anda melakukannya dengan benar, Anda akan mendapatkan bentuk tampilan seperti gambar di bawah ini. 

12.  Setelah semua field Anda tempatkan (seperti gambar di atas), untuk menggabungkan file Surat-Undangan.docx dan file Data-Undangan.docx menjadi satu dokumen. Klik icon Finish & Merge. 

13.   Klik Edit Individual Documents. Selanjutnya akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini. 

14.  Klik OK. Langkah ini akan membuka dokumen baru yang berisikan gabungan file Surat-Undangan.docx dan file Data-Undangan.docx seperti gambar di bawah ini. 

15.   Simpan dokumen di atas dengan nama file Cetak-Surat-Undangan.docx.  Dokumen ini terdiri dari 4 halaman sesuai dengan jumlah data yang ada di file sumber data, Data-Undangan.docx.