Materi TIk kelas 8 SMP Semester 2Ms.Excel 2007, Identifikasi,fungsi dan penggunaan
Microsoft
Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan
dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Pembuatan laporan
keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data
dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi
matematis ataupun logika pada sebuah laporan bisa dikerjakan di aplikasi ini.
Istilah-istilah dalam Excel
a) Cell :
merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah karakter
(max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh :
cell A3, cell D5
b) Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan
dari 256 kolom dan 65536 baris.
c) Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan
dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)
d) Range : merupakan sekelompok cell yang akan
mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address
dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah. Contoh
: A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6
e) Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika
dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell
lain.
Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6
Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6
f) Alamat Semi Absolut : merupakan alamat
yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak
akan berubah.
Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7
Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7
g) Alamat Absolut : merupakan alamat yang
dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom.tekan tombol F4
untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar. Contoh : cell B1 berisi
formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5
h) Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang
aktif saat itu. Anda dapat juga membuat nama range melalui kotak nama disebelah
kiri formula bar. Contoh : Holla nama lain range A5:G7
Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)
Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel
aktif ialah sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan
ponter dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk
sel yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser
layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi
tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang
digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard :
Tombol Fungsi :
· ← ↑ →
↓ Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah
· Tab
Pindah satu sel ke kanan
13px; line-height: 19px; margin-left: 54pt; text-align: justify;
text-indent:
-18pt;”>· Enter
Pindah satu sel ke bawah
· Shift +
Tab Pindah satu sel ke kiri
· Shift +
Enter Pindah satu sel ke atas
· Home
Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih
· Ctrl +
Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
· Ctrl +
End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
· PgUp
Pindah satu layar ke atas
· PgDn
Pindah satu layar ke bawah
· Alt +
PgUp Pindah satu layar ke kiri
· Alt +
PgDn Pindah satu layar ke kanan
· Ctrl +
PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar
berikutnya
· Ctrl +
PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar
sebelumnya
ΓΌ Jenis Data pada Cell1. Konstanta, terdiri dari 4
jenis type data yakni :
a) Character : semua huruf dan angka
yang tidak dapat digunakan dalam melakukan perhitungan yakni A-Z, a-z, dan 0-9
b) Numeric : angka yang dapat digunakan
dalam melakukan perhitungan yakni 0-9
c) Date : data tanggal
d) Time : data waktu
2. Formula seperti rumus yang selalu diawali dengan tanda sama dengan
(=………) atau tanda tambah (+………).
C. Penerapan Microsoft Excel
Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 2
adalah sebagai berikut:
1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan
Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan
tulisan “DAFTAR NILAI SISWA” pada Cell aktif tersebut.
Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A1, A2, A3, dan M5 seperti
pada tampilan diatas.
2. Penggunaan alignment, format font dan format Cell
Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan
kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol
Merge Cell agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel. Agar huruf pada
judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik
tombol Bold atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline
atau italic.
Selanjutnya data dapat
dilengkapi seperti Gambar 2.
3. Penggunaan format Tabel dan Cell
Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template
seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan
kliktombol format table seperti ini , kemudia akan muncul pilihan style
formattabel seperti berikut ini.
Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita
atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. Seperti
contohnya pada Gambar 2. menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara
:
Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam
hal ini mulai cell A7 sampai M21, kemudian klik panah pada tombol dan pilih All
Border.
Untuk memberi warna pada judul tabel bisa menggunakan fasilitas format cell
dengan cara blok cell A7 sampai M8 kemudian klik tombol kemudian akan muncul
pilihan style cell.
4. Penggunaan Rumus dan Fungsi
Rumus dan fungsi dalam Excel mempunyai
pengertian yang berbeda, rumus berupa instruksi
matematika dalam suatu sel/range dalam lembar kerja dengan operator aritmatik
seperti : +,-, ,/,* dan ^. Sedangkan Fungsi merupakan rumus siap pakai yang
digunakan sebagai alat bantu dalam proses perhitungan. Excel menyediakan
ratusan fungsi siap pakai diantaranya fungsi tanggal dan waktu, matematika dan
trigonometri, finansial, statistik, lookup dan referensi, database, teks, dan
lain-lain.
1. Menggunakan Rumus (Formula)
Rumus merupakan bagian
terpenting dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang
kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika
yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ;
Lambang Fungsi:
+ Penjumlahan
- Pengurangan
* Perkalian
/ Pembagian
^ Perpangkatan
% Persentase
+ Penjumlahan
- Pengurangan
* Perkalian
/ Pembagian
^ Perpangkatan
% Persentase
Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari
operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+)
atau kurang (-).
2. Macam-macam formula
1. =SUM(…)
Fungsinya :
Untuk melakukan penjumlahan
Bentuk umum :
=SUM(range sel)
Contoh :
Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5
sampai sel
H15
Penulisan :
=SUM(H5:H15)
2. =COUNT(…)
Fungsinya :
Untuk melakukan counter
Bentuk umum :
=COUNT(range sel)
Contoh :
Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai
yang
berada di sel B5 sampai sel B15
Penulisan :
=COUNT(B5:B15)
3. =MAX(…)
Fungsinya :
Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)
Bentuk umum :
=MAX(range sel)
Contoh :
Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari
sederetan
sel yang berada di sel F1 sampai sel
F17
Penulisan :
=MAX(F1:F17)
4. =MIN(…)
Fungsinya :
Untuk mencari nilai minimum (terkecil)
Bentuk umum :
=MIN(range sel)
Contoh :
Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari
sederetan sel yang
berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan :
=MIN(F1:F17)
5. =AVERAGE(…)
Fungsinya :
Untuk mencari nilai rata-rata
Bentuk umum :
=AVERAGE (range sel)
Contoh :
Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari
sel A11
sampai A17
Penulisan :
=AVERAGE(A11:A17)
6. =ABS(…)
Fungsinya :
Untuk mengubah angka-angka yang ada dalam
daftar
argumennya menjadi bilangan mutlak
(absolut)
Bentuk umum :
=ABS(range sel)
Contoh :
Misalkan kita bermaksud mengetahui secara
mutlak
dari sel yang kita aktifkan, misal di sel
F17
Penulisan :
=ABS(F17)
7. =SQRT(…)
Fungsinya :
Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan
X tidak
boleh negatif
Bentuk umum :
=SQRT(range sel)
Penulisan :
= SQRT(25)
8. =IF(…;…;…)
Fungsinya :
Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan
sebagai
kunci benar atau salah (memenuhi syarat
atau
tidak)
Bentuk umum:
=IF(logical_test ; Value_if_true ; Value_if_false)
Contoh :
Misalkan kita akan membandingkan nilai di suatu
sel yang
berada di sel F17, tentang kriteria siswa
dinyatakan
lulus atau gagal dengan ketentuan
sbb.Jika nilai
rata-rata siswa lebih besar sama
dengan 60,
maka siswa dinyatakan LULUS, dan
sebaliknya.
Penulisan :
=IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)
(artinya
jika kolom F17 lebih besar sama dengan
60, maka
LULUS, jika kurang dari 60, maka
GAGAL)
Keterangan :
Jika kondisi di sel
F17 terpenuhi, maak kerjakanValue_if_true, jika kondisi di sel F17 tidak
terpenuhi, maka kerjakan Value_if_false
9. =DATE(Year,Month,Date)
Fungsinya :
Untuk menghitung jumlah hari
Contoh :
=DATE(73,8,11) Γ 26887 hari
10. =VLOOKUP
Fungsinya :
Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal
Bentuk umum:
=VLOOKUP(lookup_value; table_array;
Col_index_num;
Range_lookup)
11. =HLOOKUP
Fungsinya :
Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal
Bentuk umum:
=HLOOKUP(lookup_value; table_array;
Col_index_num;
Range_lookup)
12. =LEFT(…;…)
Fungsinya :
Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu
dari
sebuah kiri
Bentuk umum:
=LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh :
Misal kita akan mengambil karakter yang ada di
sel F17
(Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan :
=LEFT(F17;3) Γ hasilnya Feb
13. =RIGHT(…;…)
Fungsinya :
Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu
dari
sebuah kanan
Bentuk
umum: =RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh :
Misal kita akan mengambil karakter yang ada di
sel F17
(Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan :
=RIGHT(F17;3) Γ hasilnya ari
14. =MID(…;…;…)
Fungsinya :
Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu
dengan
sejumlah karakter tertentu
Bentuk umum:
=MID(teks;start_number; number_char)
Contoh :
Misal kita akan mengambil karakter baru yang
ada di sel
F17 (Februari)
Penulisan :
=MID(F17:3:3)
5. Menyimpan Dokumen
Untuk menyimpan dokumen klik Save . Maka akan terjadi salah satu dari
2 hal berikut :
· Apabila file belum
pernah disimpan, Word akan menampilkan kotak dialog Save As seperti dibawah.
Dan apabila sebelumnya file pernah disimpan dengan nama yang sama, maka Word
akan menyimpan file dan mengembalikan tampilan ke layar dokumen.
Untuk memberi nama pada file ketikkan nama yang diinginkan dalam kotak File name, lalu tekan tombol Save.
Untuk memberi nama pada file ketikkan nama yang diinginkan dalam kotak File name, lalu tekan tombol Save.
· Apabila kita ingin
menyimpan file yang pernah disimpan dengan nama dan format penyimpanan lain
maka pilih Office Button kemudian klik tanda panah pada Save as dan pilih
format penyimpanan lain misalnya disimpan dengan format Microsoft Excel 97-2003
1. Elemen pada Microsoft Excel 2007
Pada saat Anda memulai Excel 2007, akan
muncul sebuah dokumen kosong. Mulai dari sini, Anda dapat menambahkan data,
mengubah tampilan data, meminta Excel meringkas data, atau menemukan informasi
dalam file bantuan Excel.
Gambar berikut menunjukkan
komponen-komponen terpenting Excel 2007, yaitu jendela workbook, ikon menu
kontrol, quick access toolbar, baris tab, formula bar, size button, name box,
area spreadsheet, scroll bar, tombol navigasi, nama sheet, baris status, dan
zoom.
Bagian-bagian Lembar Kerja Excel 2007
|
a. Ikon Menu Kontrol
Ikon menu kontrol Excel 2007 sangat
berbeda dengan Excel 2003 yang hanya berisi instruksi-instruksi untuk mengubah
posisi jendela. Dalam Excel 2007, isi perintah-perintah ikon menu kontrol ini
akan muncul saat ikon menu kontrol tersebut diklik, sebagaimana ditampilkan
dalam gambar berikut.
 |
Tampilan kotak dialog ikon menu
kontrol aplikasi Excel 2007
|
1.
New, yang dilambangkan dengan simbol
2.
Open, disimbolkan dengan lambang merupakan perintah untuk
membuka dokumen Microsoft Excel 2007 yang telah tersimpan dalam hardisk,
CD/DVDRom. USB Flashdisk, Disket, atau media simpan lain.
3.
Save,
4.
Save As,
 |
Sub tab menu Save As aplikasi
Microsoft Excel 2007
|
Keterangan:
·
Excel Workbook, adalah perintah menyimpan dokumen dalam format file default
dan Microsoft Excel 2007.
·
Excel Macro Enabled workbook, adalah perintah untuk menyimpan lembar kerja
sebagai sebuah template yang dapat digunakan untuk menyimpan lembar kerja ke
format lain.
·
Excel Binary Workbook, yaitu perintah untuk menyimpan lembar kerja ke
beberapa format dan diyakini dapat diakses dengan mudah.
·
Excel 97-2003 Workbook, digunakan untuk menyimpan lembar kerja dalam format
yang sangat cocok untuk diedit oleh Microsoft Excel 1997 hingga 2003.
·
Find add ins for other File formats, perintah ini digunakan untuk mempelajari
dari help tentang add-ins untuk menyimpan format dokumen ke bentuk lain,
misalnya ke format PDF atau XPS.
·
Other Format, adalah perintah untuk membuka kotak dialog Save As, sehingga
kita leluasa
b. Quick Access Toolbar
Quick access toolbar letaknya di pojok kanan atas tepatnya di sebelah kiri ikon menu kontrol. Setiap tombol dikenali menurut bentuk-bentuk ikon gambar yang masing-masing mewakili perintah tertentu dan berbeda perintah antara tombol satu dengan tombol lainnya.
c. Baris Tab
Lingkungan kerja Excel 2007 sangat berbeda tampilannya dengan Microsoft Excel versi sebelumnya. Perbedaan tersebut terletak pada tampilan baris judul pull down menu yang fungsinya berubah menjadi baris judul tab/baris tab. Pada setiap tab terdiri atas kumpulan toolbar-toolbar.
d. Size Button
Size button digunakan untuk mengatur tampilan lembar kerja. Dalam layar Excel 2007 terdiri dari empat tombol sebagai berikut.
Quick access toolbar letaknya di pojok kanan atas tepatnya di sebelah kiri ikon menu kontrol. Setiap tombol dikenali menurut bentuk-bentuk ikon gambar yang masing-masing mewakili perintah tertentu dan berbeda perintah antara tombol satu dengan tombol lainnya.
c. Baris Tab
Lingkungan kerja Excel 2007 sangat berbeda tampilannya dengan Microsoft Excel versi sebelumnya. Perbedaan tersebut terletak pada tampilan baris judul pull down menu yang fungsinya berubah menjadi baris judul tab/baris tab. Pada setiap tab terdiri atas kumpulan toolbar-toolbar.
d. Size Button
Size button digunakan untuk mengatur tampilan lembar kerja. Dalam layar Excel 2007 terdiri dari empat tombol sebagai berikut.
·
Minimize Untuk menutup sementara Ms. Excel,
jendela ditutup dan dikirim ke taskbar menjadi sebuah ikon. Untuk membuka
kembali klik pada ikon di taskbar.
·
Restore Mengembalikan jendela Ms. Excel
keukuran semula.
·
Maximize Mengubah ukuran jendela Ms. Excel
menjadi ukuran yang lebar.
·
Close Untuk menutup jendela Ms. Excel.
e. Name Box
Name box merupakan toolbar yang berisi alamat suatu cell.
f. Formula Bar
Formula bar adalah tempat untuk menuliskan rumus (fungsi).
Keterangan :
1.
Tombol Cancel digunakan untuk membatalkan pengisian sel
melalui formula bar.
2.
Tombol Enter digunakan untuk memasukkan teks atau formula
pada sel yang ditentukan sebelumnya.
3.
Tombol Insert Function digunakan untuk menyisipkan fungsi
tertentu ke dalam sel.
g. Kolom
Kolom merupakan baris lajur yang berisi abjad A sampai IV (256 kolom, kolom maksimal).
h. Baris
Baris berisi angka 1 sampai 65.536 (jumlah baris maksimal).
i. Scroll Bar
Scroll bar merupakan bar penggulung yang dibedakan menjadi dua, yaitu vertical scroll bar dan horizontal scroll bar.
1.
Vertical scroll Bar berfungsi untuk menggulung dokumen ke atas atau ke
bawah.
2.
Horizontal scroll bar digunakan untuk menggulung layar ke kiri dan ke
kanan.
j. Tombol Navigasi
Sheet
Tombol navigasi sheet adalah tombol yang digunakan untuk berpindah dari satu sheet ke sheet yang lain.
Tombol navigasi sheet adalah tombol yang digunakan untuk berpindah dari satu sheet ke sheet yang lain.
